康拓普：無紙化會(huì)議風(fēng)靡全國(guó) 平板式將取代升降式

　　深圳市康拓普信息技術(shù)有限公司(簡(jiǎn)稱康拓普)，國(guó)內(nèi)領(lǐng)先的企業(yè)信息化與移動(dòng)應(yīng)用綜合解決方案供應(yīng)商，并已經(jīng)形成覆蓋IT規(guī)劃咨詢、解決方案設(shè)計(jì)與實(shí)施、應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)及開發(fā)、IT系統(tǒng)運(yùn)維外包、運(yùn)營(yíng)推廣等多個(gè)層面的整體解決方案服務(wù)能力。

　　康拓普是國(guó)家首批認(rèn)證的國(guó)家級(jí)高新技術(shù)企業(yè)、國(guó)家規(guī)劃布局內(nèi)重點(diǎn)軟件企業(yè)，并于2011年通過了CMMI5認(rèn)證，標(biāo)志著在軟件開發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)能力和項(xiàng)目管理水平上，已達(dá)到行業(yè)最高水平。

　　康拓普還是南方電網(wǎng)首家“安全生產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理體系三鉆”供應(yīng)商，連續(xù)多年獲得“深圳軟件百強(qiáng)企業(yè)”、“深圳市重點(diǎn)軟件企業(yè)”，多個(gè)研發(fā)課題獲得深圳市政府的資助，是深圳市的重點(diǎn)支持軟件企業(yè)。

　　趨勢(shì)觀點(diǎn)：

　　趨勢(shì)一：無紙化會(huì)議風(fēng)靡全國(guó)，已應(yīng)用到縣級(jí)政府

　　作為一種更高效、更輕松、更環(huán)保的全新的會(huì)議模式，無紙化會(huì)議已成為全國(guó)各地政府機(jī)關(guān)的標(biāo)配，上到全國(guó)人大，下到縣級(jí)政府，他們都已經(jīng)拋棄傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)議，開啟用上了無紙化會(huì)議系統(tǒng)。在此趨勢(shì)下，康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)，正成為政府機(jī)關(guān)的首選，暢銷全國(guó)。

　　對(duì)于無紙化會(huì)議備受政府青睞的現(xiàn)象，康拓普的市場(chǎng)營(yíng)銷專家表示，主要有3大理由：

　　一是政策鼓勵(lì)。

　　中國(guó)政府正在推行美麗中國(guó)戰(zhàn)略，推崇環(huán)保低碳理念，致力于推動(dòng)節(jié)約型政府建設(shè)，無紙化會(huì)議系統(tǒng)全程不用紙、不耗油墨印刷，環(huán)保節(jié)約，符合政府政策要求。

　　二是觀念引導(dǎo)。

　　互聯(lián)網(wǎng)和信息化正在沖擊中國(guó)社會(huì)的方方面面，無紙化會(huì)議系統(tǒng)基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和IT技術(shù)開發(fā)，是代表著先進(jìn)、科技、創(chuàng)新的產(chǎn)品，能體現(xiàn)政府接納和鼓勵(lì)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，體現(xiàn)銳意進(jìn)取、開拓創(chuàng)新的執(zhí)政形象。

　　三是產(chǎn)品出色。

　　無紙化會(huì)議系統(tǒng)，用電子化會(huì)議資料代替紙質(zhì)資料，免打印、免銷毀、便于閱讀、易于保存整理等好處，還能節(jié)約會(huì)議經(jīng)費(fèi)，節(jié)省會(huì)議時(shí)間，提升會(huì)議效率，是一種更高效、更輕松、更環(huán)保的會(huì)議產(chǎn)品。

　　趨勢(shì)二：平板式將取代升降式，引領(lǐng)會(huì)議室第3次革命

　　自古以來，科技一直是社會(huì)進(jìn)步的驅(qū)動(dòng)力。正如從蒸汽機(jī)到內(nèi)燃機(jī)再到計(jì)算機(jī)的3次工業(yè)革命改變了人類進(jìn)程一樣，現(xiàn)在平板會(huì)議系統(tǒng)掀起的會(huì)議室第3次革命，也正在改變?nèi)祟惖臅?huì)議發(fā)展進(jìn)程。從紙質(zhì)會(huì)議到無紙化平板會(huì)議，科技進(jìn)步讓我們的會(huì)議正一步步變得更環(huán)保、更高效、更輕松。

　　第一代會(huì)議室應(yīng)用：紙質(zhì)會(huì)議+投影

　　第一代是最傳統(tǒng)的會(huì)議模式，會(huì)議室中的應(yīng)用主要以“紙質(zhì)會(huì)議+投影”為主，曾經(jīng)在各大政府和企業(yè)單位十分流行，即使到現(xiàn)在，仍有很多小企業(yè)在用。但這種會(huì)議模式存在明顯缺陷：1、溝通環(huán)境差，面對(duì)大型會(huì)議，后排的參會(huì)者看不清投影屏幕;2、會(huì)議資料多，翻閱慢，會(huì)上容易走神;3、會(huì)議管理難，紙質(zhì)資料易泄密，安全保密性不佳;4、不環(huán)保，嚴(yán)重浪費(fèi)紙。

　　第二代會(huì)議室應(yīng)用：升降式

　　第二代會(huì)議引入了升降式會(huì)議系統(tǒng)，操作終端一般固定于會(huì)議桌，或嵌入會(huì)議桌，一般為PC電腦或采用帶觸摸功能的顯示器。升降式會(huì)議系統(tǒng)較第一代而言，節(jié)省紙張，提高效率，但它也存在一些缺陷：1、會(huì)議室改造成本高，會(huì)議桌、會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)、插座等會(huì)議室設(shè)備需要同步改造升級(jí);2、會(huì)議體驗(yàn)不佳，終端設(shè)備與會(huì)議桌相對(duì)固定，無法移動(dòng)，操作受限，只要離會(huì)議桌稍遠(yuǎn)就看不清顯示器上的內(nèi)容;3、后續(xù)擴(kuò)展性差，會(huì)議室終端數(shù)一旦確定，受限于會(huì)議桌大小，后期擴(kuò)容非常麻煩，需要重新改造會(huì)議桌。

　　第三代會(huì)議室應(yīng)用：平板式

　　近年來，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)以及移動(dòng)智能終端等技術(shù)的爆發(fā)，我們迎來了第三代無紙化平板會(huì)議時(shí)代。依托無紙化會(huì)議系統(tǒng)和平板、智能手機(jī)等設(shè)備，從此讓會(huì)議移動(dòng)起來，隨時(shí)隨地，只要有無線網(wǎng)，就能開會(huì)，擺脫了會(huì)議室的限制，而且還減少了紙張浪費(fèi)，提升了會(huì)議效率，讓會(huì)議更加輕松。

　　目前，第三代無紙化平板會(huì)議正風(fēng)靡全國(guó)，上至政府機(jī)關(guān)、下至國(guó)企民企都紛紛開始改造自己的會(huì)議室，打造無紙化平板會(huì)議系統(tǒng)，無紙化會(huì)議時(shí)代已經(jīng)到來。

　　趨勢(shì)三：3大角度測(cè)評(píng)，平板式全面領(lǐng)先升降式

　　目前市場(chǎng)上存在的兩種無紙化會(huì)議系統(tǒng)，最為明顯的差異在于操作終端的不同：

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 操作終端一般固定于會(huì)議桌，或嵌入會(huì)議桌，多采用帶觸摸功能的顯示器;

　　平板式無紙化會(huì)議： 以平板電腦為操作終端，支持IOS和Android平臺(tái);

　　那么問題來了，無紙化會(huì)議，哪種形式更適合您? 3大角度對(duì)比測(cè)評(píng)：

　　1、建設(shè)成本

　　對(duì)于任何一個(gè)公司，采購任何一套辦公系統(tǒng)，投入成本都是需要重點(diǎn)考慮的因素。對(duì)于無紙化會(huì)議系統(tǒng)，三個(gè)方面可影響系統(tǒng)的成本：平臺(tái)造價(jià)、終端設(shè)備成本、會(huì)議室改造成本。根據(jù)系統(tǒng)功能的差異，不同無紙化會(huì)議系統(tǒng)平臺(tái)造價(jià)千差萬別，在此只對(duì)比終端設(shè)備成本和會(huì)議室改造成本。

　　終端設(shè)備成本

　　隨著移動(dòng)設(shè)備的快速普及，移動(dòng)辦公、員工自帶設(shè)備辦公(BYOD)越來越流行。員工自帶設(shè)備辦公，有以下三大優(yōu)勢(shì)：

　　可節(jié)省企業(yè)辦公設(shè)備成本;

　　員工熟悉自己的個(gè)人設(shè)備，產(chǎn)能提高;

　　方便員工移動(dòng)辦公需求，提高工作效率;

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 不支持員工自帶設(shè)備辦公。

　　康拓普無紙化會(huì)議： 支持員工自帶設(shè)備辦公。

　　也就是說，采用康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，員工可使用自己的平板加入會(huì)議，特別是中高層領(lǐng)導(dǎo)幾乎人手一臺(tái)平板。因此，企業(yè)只需采購少量的平板電腦就可以滿足日常會(huì)議的正常召開。比如，在眾多康拓普客戶案例中，20個(gè)人的會(huì)議，往往只有5人使用企業(yè)提供的平板，另外15人使用自己的平板加入會(huì)議。

　　會(huì)議室改造成本

　　會(huì)議室的改造成本，主要指會(huì)議桌、會(huì)議室網(wǎng)絡(luò)、插座等會(huì)議室設(shè)備的改造升級(jí)，以配合會(huì)議系統(tǒng)的正常使用。

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 有無線傳輸和有線傳輸兩種，并且需要嵌入會(huì)議桌，因此，需要涉及如下改造：

　　1、為會(huì)議室增加無線AP，或增加有線網(wǎng)口;

　　2、改造會(huì)議桌，或一并采購與升降式會(huì)議系統(tǒng)相配套的會(huì)議桌;

　　3、以顯示器為終端的，還需要改造添加會(huì)議室的電源插座;

　　康拓普無紙化會(huì)議： 以無線網(wǎng)絡(luò)為傳輸媒介，只需保證會(huì)議室有穩(wěn)定的無線網(wǎng)覆蓋即可，因此，極端情況下只需要增加無線設(shè)備。

　　因此，康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)，特別適合針對(duì)現(xiàn)有會(huì)議室的升級(jí)，幾乎不需要額外的改造成本，進(jìn)一步節(jié)省企業(yè)的成本投入。

　　2、用戶體驗(yàn)

　　會(huì)中體驗(yàn)

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 終端設(shè)備與會(huì)議桌相對(duì)固定，無法移動(dòng)，操作受限。與會(huì)者只要離會(huì)議桌稍遠(yuǎn)距離就可能看不清顯示器上的文檔信息。

　　康拓普無紙化會(huì)議： 平板未與會(huì)議桌固定，與會(huì)者可靈活操作。比如可一手拿著平板站著發(fā)言;可以一手拿著平板，一手在會(huì)議室白板上寫字輔助發(fā)言……將與會(huì)者從會(huì)議桌解放出來，放飛與會(huì)者的思想，提高會(huì)議的整體效率。

　　會(huì)后體驗(yàn)

　　主流的無紙化會(huì)議系統(tǒng)，都支持諸如文檔、筆記、批注、生成會(huì)議紀(jì)要等主流功能，然而是否支持讓與會(huì)都隨時(shí)隨地追溯查看這些會(huì)議信息，這也是企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)采購者需要考慮的問題。

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 由于顯示終端是固定于會(huì)議桌的顯示器，因此需要通過郵件、企業(yè)OA等第三方系統(tǒng)來發(fā)布會(huì)議信息，不僅增加會(huì)務(wù)人員的工作量，并且也不方便與會(huì)人員隨時(shí)隨地查看。

　　康拓普無紙化會(huì)議： 會(huì)后可在平板電腦上查看文檔、筆記、批注、投票等所有會(huì)議信息。特別是現(xiàn)今移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，絕大多數(shù)公司中上層，都有自己的平板電腦，喜歡自帶設(shè)備辦公。通過康拓普無紙化系統(tǒng)，無論是在會(huì)議室、辦公桌、還是在家，都可以十分方便地查看會(huì)議資料，提高工作效率。

　　備注：主要針對(duì)保密等級(jí)為一般的會(huì)議。

　　3、終端擴(kuò)容

　　升降式會(huì)議系統(tǒng)： 會(huì)議室的終端設(shè)備數(shù)一般在系統(tǒng)搭建初期確定，受限于會(huì)議桌大小，后期擴(kuò)容非常麻煩(需要重新改造會(huì)議桌等)。

　　康拓普無紙化會(huì)議： 由于系統(tǒng)采用無線網(wǎng)作為傳輸媒介、以平板電腦為操作終端，因此可自由擴(kuò)容終端設(shè)備，并且終端設(shè)備也可以從一個(gè)會(huì)議室搬到另一個(gè)會(huì)議室。

　　如某公司有會(huì)議室1、會(huì)議室2，每個(gè)會(huì)議室各分配10臺(tái)平板，現(xiàn)需要在會(huì)議室1展開20人的會(huì)議。對(duì)于升降式會(huì)議系統(tǒng)，只能兩人共用一臺(tái)終端;如果采用康拓普無紙化會(huì)議，把會(huì)議室2的平板轉(zhuǎn)移到會(huì)議室1即可輕松滿足多人會(huì)議的需求。

　　在采購升降式會(huì)議系統(tǒng)時(shí)，終端設(shè)備數(shù)量的確定，不僅需要考慮成本投入，更重要的，還要考慮是否滿足企業(yè)后期不同規(guī)模的會(huì)議。如果采用康拓普無紙化會(huì)議，解決該問題則非常簡(jiǎn)單，可以先采購少量終端設(shè)備，在日后隨著不同規(guī)模的企業(yè)會(huì)議的召開，可再考慮增設(shè)終端設(shè)備。

　　綜上所述：

　　我們可以通過以下表格，簡(jiǎn)單總結(jié)對(duì)比兩種會(huì)議系統(tǒng)的特點(diǎn)。

　　康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)，不僅擁有較低的整體建設(shè)成本，而且擁有高效便捷的用戶體驗(yàn)。基于移動(dòng)終端具有非常好的便捷性，支持終端設(shè)備靈活擴(kuò)容。康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)更適合移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的無紙化會(huì)議應(yīng)用場(chǎng)景，為企業(yè)節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本和時(shí)間成本，這也是為什么越來越多的企業(yè)選擇康拓普無紙化會(huì)議系統(tǒng)。

　　趨勢(shì)四：會(huì)議全過程管理，引領(lǐng)下一個(gè)新趨勢(shì)

　　傳統(tǒng)的會(huì)議模式，具有以下4個(gè)天然的劣勢(shì)：

　　會(huì)務(wù)工作繁瑣： 會(huì)議組織者需要準(zhǔn)備大量會(huì)議資料，會(huì)議室預(yù)定不便捷，會(huì)議通知工作量大，會(huì)后數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難(投票、問卷調(diào)查、會(huì)議紀(jì)要)，會(huì)務(wù)工作的高效性有待提高。

　　會(huì)議過程不高效、不愉悅： 對(duì)于參會(huì)者而言，傳統(tǒng)會(huì)議存在：無有效的會(huì)議提醒和指引，排隊(duì)簽到體驗(yàn)差，大會(huì)議室投影不清晰等問題，影響參會(huì)者開會(huì)效率。

　　會(huì)議安全性無法保障： 傳統(tǒng)會(huì)議多使用紙質(zhì)材料，安全管理難度大，容易遺失，哪怕碎紙之后也有被還原的可能性。企業(yè)機(jī)密信息的安全性無法保障。

　　不經(jīng)濟(jì)、不環(huán)保： 會(huì)議需要花費(fèi)大量紙張，即不經(jīng)濟(jì)也不環(huán)保。另外，對(duì)于一些擁有多個(gè)辦公地點(diǎn)的企業(yè)，參會(huì)人員的差旅費(fèi)也是不小的花費(fèi)。

　　針對(duì)此問題，康拓普會(huì)議全過程管理解決方案出現(xiàn)了，旨在解決上述傳統(tǒng)會(huì)議的弊端，通過會(huì)議室預(yù)訂、會(huì)議發(fā)起、會(huì)議簽到、會(huì)議投票、會(huì)議紀(jì)要、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等十余個(gè)功能，打造會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全過程會(huì)議管理，讓會(huì)議更便捷、更高效、更環(huán)保、更安全。